Vergaderlocaties

Vergaderlocaties

Vergader- en congreslocaties, trainingscentra, business centers en (semi-)publieke vergaderruimtes die dagelijks te maken hebben met uiteenlopende aanvragen: van korte meetings en workshops tot meerdaagse sessies met catering en AV. Deze organisaties willen snel offertes in huisstijl versturen, beschikbaarheid realtime tonen, kassaverkoop koppelen en de financiële afhandeling strak organiseren—vaak over meerdere zalen en locaties tegelijk.

Hoe gebruiken vergaderlocaties Aqqo

Vergaderlocaties centraliseren hun volledige verhuurproces in Aqqo. Aanvragen komen binnen via de Online Booking Engine of de Digital Proposals (RFP)-flow; sales zet met één klik een offerte in eigen huisstijl klaar, inclusief arrangementen, zaalopstelling en AV. Na akkoord worden reserveringen automatisch omgezet naar een definitieve boeking met duidelijke Function Sheets en werklijsten voor catering, techniek en receptie.

Op de dag zelf tonen schermen via Narrowcasting de programma’s per zaal, terwijl Remote Access Control en Lighting Integration zorgen dat ruimtes precies tijdens het geboekte tijdslot toegankelijk en verlicht zijn. Consumpties en extra’s lopen via de POS-integratie mee op dezelfde klant en kunnen samengevoegd worden op één factuur. Finance verwerkt aanbetalingen, termijnbetalingen en bulkfacturen en synchroniseert alles met de boekhouding. Management stuurt op Financiële Rapportages of eigen dashboards via de BI-integratie. Multi-locatie ondersteuning zorgt daarbij voor één centrale waarheid met rapportage per vestiging, zaal of verkoopkanaal.

Belangrijkste modules

• Booking Management – dag/maandoverzicht, conflictpreventie, optie/definitief-status, series & periodeplanning.
• Online Booking Engine – zelfservice-aanvragen en (indien gewenst) direct boeken en betalen.
• Digital Proposals (RFP) – offertes in huisstijl per locatie/label, online akkoord.
• CRM & klantgroepen – zakelijke condities, PO-nummers, tarieven en betaalrechten per klanttype.
• Producten & arrangementen – vaste vergaderpakketten, AV, catering en meerprijslogica.
• Online Payments – aanbetalingen en eindafrekening via iDEAL, Bancontact, creditcard, SEPA.
• Facturatie – één factuur voor zaalhuur, arrangementen én kassabestedingen; bulkfacturering.
• Accounting Software Integration – automatische synchronisatie van facturen/betalingen.
• Kassakoppeling – bar/banqueting omzet gekoppeld aan de boeking en factuur.
• Function Sheets & werklijsten – duidelijke draaiboeken per afdeling.
• Zaalopstellingen – standaardlayouts per zaal met capaciteit en remarks.
• Narrowcasting – programma’s, zaalrouting en sessie-informatie op schermen.
• Financial Reports & BI-integratie – inzicht per locatie, zaal, klantgroep en periode.
• Multi-locatie ondersteuning – centrale data, beheer en rapportage over meerdere vestigingen en verkooppunten.