Event Locaties
De overstap naar Aqqo heeft ons offerteproces aanzienlijk gestroomlijnd. Merkoffertes maken en versturen was nog nooit zo snel en eenvoudig!
Eventlocaties
Professionele eventlocaties die dagelijks schakelen tussen aanvragen, offertes, zaalplanning en uitvoering: van eendaagse events met parallelle sessies tot meerdaagse congressen met wisselende opstellingen, catering en AV. Denk aan theaters, congres- en evenementencentra, beurshallen en hybrid venues met verschillende zalen en break-outrooms. Belangrijk zijn snelheid in sales, foutloze operatie op de dag zelf, inzicht in bezetting en opbrengsten, én vaak samenwerking met horeca, leveranciers en (optioneel) partnerhotels. Multi-locatie of multi-brand organisaties komen veel voor en vragen om centrale sturing met detailniveau per locatie.
Hoe gebruiken eventlocaties Aqqo?
Eventlocaties centraliseren met Aqqo het volledige traject van aanvraag tot factuur. Aanvragen komen binnen via het online portaal of direct in de backoffice; sales genereert in minuten een offerte in huisstijl en laat die online accorderen. Na akkoord ontstaat automatisch een definitieve boeking met dagprogramma’s en draaiboeken per afdeling (catering, techniek, facilitair).
Op de vloer zorgen Function Sheets voor eenduidige instructies, Narrowcasting toont sessies en routing op schermen. Extra’s aan de bar of in de foyer lopen via de kassakoppeling mee op dezelfde klant en worden samengevoegd op één factuur.
Finance automatiseert aanbetalingen en termijnen met Online Payments en zet met Invoicing bulken klaar per event of opdrachtgever; alles synchroniseert met de boekhouding. Het management stuurt op Financiële Rapportages en (optioneel) eigen BI-dashboards. Multi-locatie ondersteuning geeft één centrale waarheid met beschikbaarheid, tarieven en rapportages per venue of merk.
Belangrijkste modules
- Booking Management voor events – aanvraag/optie/definitief, parallelle sessies, series en meerdaagse planning.
- Digital Proposals (RFP) – offertes in huisstijl per locatie/label, online akkoord, versies & voorwaarden.
- Function Sheets & draaiboeken – automatisch uit de boeking; rol-specifiek voor keuken, techniek en facilitair.
- CRM & klantgroepen – zakelijke condities, PO-nummers, contracttarieven en boekingsrechten per klanttype.
- Online Booking Engine – 24/7 aanvragen in jouw branding; realtime beschikbaarheid en prijslogica.
- Producten & arrangementen – AV, catering, personeel, pakketten en toeslagen met transparante calculatie.
- Kortingen – product- of boekingskorting
- Invoicing – één geconsolideerde factuur voor zaalhuur, arrangementen en POS-bestedingen; bulkfacturatie.
- Online Payments – aanbetalingen, termijnen en eindafrekening (iDEAL, Bancontact, kaarten, SEPA, Apple/Google Pay).
- Accounting Software Integration – automatische synchronisatie van facturen, betalingen en dagomzetten.
- Kassakoppeling – bar/banqueting omzet gekoppeld aan de eventboeking en factuur.
- Narrowcasting – live programma’s, sprekers en zaalrouting op schermen.
- Financial Reports & BI-integratie – inzicht per event, zaal, klantgroep, merk en periode.
- Multi-locatie ondersteuning – centrale data en rapportage per venue, zaal, product en verkoopkanaal.
Hoe Aqqo je evenementlocatie verbetert
