Hotels

Hotels & Congreslocaties

Hotels en congreslocaties die naast kamers ook vergader- en eventruimtes aanbieden. Denk aan congreshotels met meerdaagse programma’s, break-outzalen, plenaire sessies en banquet/catering. Belangrijk zijn: snelle offerte-opvolging in huisstijl, foutloze uitvoering op de dag(en) zelf, één financieel proces voor verblijf + event, en koppeling met het hotel-PMS. Vaak gaat het om meerdere vestigingen of labels binnen één organisatie; centrale sturing met detailniveau per locatie is essentieel.

Hoe gebruiken hotels Aqqo?

Sales en events werken vanuit Aqqo voor aanvragen → voorstellen → boekingen → draaiboeken → facturatie. Aanvragen komen binnen via het online aanvraagportaal; Aqqo genereert direct offertes in huisstijl met zalen, arrangementen en AV. Na akkoord ontstaan automatisch Function Sheets en draaiboeken per afdeling (banqueting, techniek, front office).

Voor meerdaagse events koppelt Aqqo per dag de juiste zalen, producten en tijden. Via de PMS-integratie worden verblijfskosten en folio-regels gesynchroniseerd; zaalhuur en arrangementen lopen in Aqqo door naar Invoicing. Aanbetalingen en eindbetalingen verlopen via Online Payments; bar/banqueting omzet wordt via de POS-koppeling samengevoegd op één factuur. Finance synchroniseert facturen en betalingen automatisch met de boekhouding.

Operationeel tonen Narrowcasting-schermen de sessies en routing. Management stuurt op Financiële Rapportages of eigen BI-dashboards. Multi-locatie en multi-brand: centraal beleid en rapportage, met duidelijke scheiding per property, zaal en verkoopkanaal.

Belangrijkste modules

• Booking Management voor meetings & events – aanvraag/optie/definitief, parallelle sessies, meerdaagse planning.
• Digital Proposals (RFP) – offertes in volledige huisstijl, per property/label, online akkoord.
• Function Sheets & draaiboeken – automatisch uit de boeking; rol-specifiek voor keuken, techniek en banqueting.
• PMS-integratie – synchronisatie van kamerreserveringen en folio-informatie; één proces voor verblijf + event.
• Online Booking Engine – 24/7 aanvragen, realtime beschikbaarheid en prijslogica.
• Producten & arrangementen – meeting packages, AV, personeel, toeslagen; transparante calculatie.
• Kortingen – product- of boekingskorting met automatische herberekening (btw/totals).
• CRM & klantgroepen – zakelijke condities, PO-nummers, tarieven en betaalrechten per klanttype.
• Online Payments – aanbetalingen, termijnen en eindafrekening (iDEAL, Bancontact, creditcard, SEPA, Apple/Google Pay).
• Invoicing – één geconsolideerde factuur voor zaalhuur, arrangementen en POS-bestedingen; bulkfacturatie.
• Accounting Software Integration – automatische synchronisatie van facturen, betalingen en dagomzetten.
• POS-integratie – bar/banqueting omzet gekoppeld aan de eventboeking en factuur.
• Narrowcasting – live programma’s, sprekers en zaalrouting op schermen.
• Financial Reports & BI-integratie – inzicht per property, zaal, event en klantsegment.
• Multi-locatie & multi-brand ondersteuning – centrale data, beleid en rapportage per vestiging, zaal, product en kanaal.