Lugares de reunión

El uso de Aqqo ha hecho que la gestión de nuestros espacios de trabajo conjunto y reuniones sea eficiente, fiable y accesible

Social impact factory

Meeting Venues

Meeting and conference centers, training facilities, business centers, and (semi-)public meeting spaces deal with a wide variety of requests every day: from short meetings and workshops to multi-day sessions with catering and AV. These organizations want to quickly send branded proposals, display real-time availability, link POS sales, and streamline financial processes—often across multiple rooms and locations at the same time.


How Meeting Venues Use Aqqo

Meeting venues centralize their entire rental process in Aqqo. Requests come in via the Online Booking Engine or the Digital Proposals (RFP) flow; with one click, sales can generate a branded proposal including packages, room setups, and AV. Once confirmed, reservations are automatically converted into a definitive booking with clear Function Sheets and task lists for catering, AV/tech, and reception.

On the event day, screens display the programs per room via Narrowcasting, while Remote Access Control and Lighting Integration ensure that spaces are accessible and lit precisely during the booked time slot. Consumptions and extras are added via the POS integration, linked to the same client, and combined into a single invoice. Finance manages deposits, installment payments, and bulk invoicing, while synchronizing everything with the accounting system. Management monitors operations through Financial Reports or custom dashboards via the BI integration. Multi-location support ensures one central source of truth with reporting per venue, room, or sales channel.


Key Modules

  • Booking Management – daily/monthly overview, conflict prevention, option/definitive status, series & period planning.
  • Online Booking Engine – self-service requests and, if desired, direct booking and payment.
  • Digital Proposals (RFP) – branded proposals per location/label, with online approval.
  • CRM & Customer Groups – business terms, PO numbers, rates, and payment permissions per customer type.
  • Products & Packages – fixed meeting packages, AV, catering, and pricing logic.
  • Online Payments – deposits and final settlements via iDEAL, Bancontact, credit card, SEPA.
  • Invoicing – one invoice covering room rental, packages, and POS spendings; bulk invoicing.
  • Accounting Software Integration – automatic synchronization of invoices and payments.
  • POS Integration – bar/banqueting revenue linked to booking and invoice.
  • Function Sheets & Task Lists – clear instructions per department.
  • Room Setups – standard layouts per room with capacity and remarks.
  • Narrowcasting – programs, wayfinding, and session info on displays.
  • Financial Reports & BI Integration – insights per location, room, customer group, and period.
  • Multi-Location Support – centralized data, management, and reporting across multiple venues and outlets.

Ahorra tiempo y mejora la profesionalidad de tus propuestas y facturas

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Panel de reuniones fácil de usar
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Firma digital de propuestas
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Facturas Processment Automatizado

Gestione las salas de reuniones con las soluciones digitales integradas de propuestas, facturación y control de acceso inteligente de Aqqo.

aqqo.com

Simplificación de las operaciones con la gestión integrada de locales

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Procesos financieros simplificados
Procesos financieros simplificados

Aqqo simplifica la gestión financiera, proporcionando integraciones perfectas con el software de contabilidad, mejorando la creación de facturas y agilizando los procesos de pago.

Informes de gestión detallados
Informes de gestión detallados

Aqqo permite la elaboración de informes financieros y de gestión exhaustivos, ofreciendo datos reveladores para optimizar las operaciones del recinto y mejorar la supervisión financiera.

Integración de control de acceso
Integración de control de acceso

Utilice el control de acceso de Aqqo: automatice la entrada al lugar mediante un código PIN o una aplicación, alineándose con precisión con los horarios de reserva programados.

Procesos financieros simplificados
Procesos financieros simplificados
Integraciones financieras

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Informes de gestión detallados
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Gestión de sedes

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Integración de control de acceso
Integración de control de acceso
Integraciones de control de acceso

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Gracias a la mejora constante del software y a un excelente departamento de soporte, hemos confiado en Aqqo durante años, ¡y ellos han contribuido a facilitar nuestro crecimiento!

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Aqqo simplificó significativamente el proceso de propuesta de nuestras salas de eventos. ¡Crear y enviar cotizaciones de marca nunca ha sido tan rápido ni tan fácil!

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