Nieuw ontwerp navigatie beheeromgeving

Beheer meerdere contactpersonen per organisatie

Aqqo introduceert een belangrijke product update in het klantbeheer (CRM): contactpersonen.

Werk je met meerdere mensen binnen één organisatie? Of maken verschillende personen boekingen? Dan weet je dat dit soms leidt tot onduidelijkheid, dubbele gegevens of fouten in communicatie.

Met de introductie van contactpersonen in Aqqo lossen we dit op.

Wat is er nieuw?

Met contactpersonen is het mogelijk om binnen één klant meerdere contactpersonen aan te maken.

• Meerdere contactpersonen per klant
  Elke persoon krijgt een account met rechten, boekingen en contactgegevens
• Inloggen per contactpersoon
  Contactpersonen vormen de basis voor inloggen in de booking engine, met de juiste rechten per persoon
• Eén persoon, meerdere organisaties
  Iemand die voor meerdere organisaties boekingen maakt, kan eenvoudig wisselen van omgeving zonder opnieuw in te loggen
• Samenvoegen van dubbele profielen
  Dubbele contactpersonen kunnen eenvoudig worden samengevoegd tot één correct profiel, zonder verlies van boekingshistorie

Goed om te weten

• Facturatie blijft gekoppeld aan het centrale factuuradres van de klant

Zo werkt het in de praktijk

1. Een sportvereniging met meerdere trainers
   Elke trainer wordt als contactpersoon toegevoegd met eigen rechten in Aqqo. De beheerder heeft volledig overzicht en bepaald wie wat mag zien of wijzigen. Hierdoor is er een duidelijke rolverdeling en worden er minder fouten gemaakt in beheer.
2. Een sportleraar die voor meerdere scholen boekt
   De sportleraar is als contactpersoon gekoppeld aan meerdere klanten (scholen). Nadat hij is ingelogd in de booking engine kan hij kiezen voor welke school hij wil boeken. Eén account, meerdere organisaties - zonder gedoe met aparte logins.
3. Een gedeeld emailadres wordt gebruikt om boekingen te maken voor meerdere organisaties
   Het e-mailadres wordt als contactpersoon gekoppeld aan meerdere klanten. Via de booking engine kan gekozen worden voor welke organisatie een boeking wordt gemaakt. Zo blijft gebruik flexibel zonder ingewikkeld beheer door extra accounts.

Wat levert het op?

• Altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor een boeking
• Snellere communicatie met de juiste persoon bij wijzigingen of incidenten
• Minder fouten door dubbele contactgegevens
• Betere samenwerking binnen en tussen organisaties

Samenvoegen van contactpersonen

Bestaande contactpersonen kunnen eenvoudig worden samengevoegd. Dubbele profielen (bijvoorbeeld op basis van hetzelfde e-mailadres) worden gecombineerd tot één volledig en correct contact, waarbij alle gekoppelde boekingen en historie behouden blijven.

Dit helpt om dubbele bedrijven en contactpersonen op te schonen, zorgt voor één centrale waarheid per organisatie en maakt communicatie een stuk efficiënter.

Ga naar CRM → Klanten. Selecteer max. 2 klanten. Druk op de knop ‘samenvoegen’. In het scherm ‘samenvoegen’ wordt bepaald naar welke klant de gegevens worden samengevoegd. Zorg ervoor dat je zorgvuldig informatie aanpast in dit scherm, het kan niet worden teruggedraaid. Druk op de knop ‘samenvoegen bevestigen’.

Wat je nu kunt doen als beheerder

Ga naar een klant in de backoffice, open het nieuwe tabblad Contactpersonen en beheer contactpersonen direct in Aqqo.

Je kunt:

• Contactpersonen aanmaken en rechten toewijzen
• Contactpersonen koppelen aan boekingen
• Gebruikers laten inloggen in de Booking Engine
• Gebruikers laten wisselen tussen meerdere organisaties
• Dubbele contactprofielen samenvoegen

Klanten kunnen meer informatie en stapsgewijze instructies vinden in de Aqqo Kennisbank.

Contact

Heb je vragen over deze wijziging of over Aqqo in het algemeen? Neem gerust contact met ons op via ons contactformulier.

Meer overzicht en grip in je backoffice: nieuwe updates in Aqqo

In januari introduceren we twee verbeteringen die je dagelijkse werk in Aqqo nóg overzichtelijker en betrouwbaarder maken. Met het nieuwe Takenbeheer houd je eenvoudig grip op acties en opvolging binnen je team, terwijl de automatische documentopslag bij boekingen zorgt voor volledige transparantie rondom verzonden offertes en boekingsbevestigingen.

Samen versterken deze updates één belangrijk doel: meer rust, overzicht en controle in je backoffice.

Nieuw: Takenbeheer in Aqqo

Met het nieuwe Takenbeheer breng je structuur aan in alle acties rondom klanten en boekingen. Taken helpen je om werkzaamheden te verdelen, opvolging vast te leggen en niets meer te laten liggen — ook niet in drukke periodes.

Wat kun je met Takenbeheer?

• Taken aanmaken voor jezelf of een andere backoffice gebruiker
• Taken koppelen aan een klant of boeking
• Open en afgeronde taken overzichtelijk bekijken
• Taken wijzigen, afronden of verwijderen
• Direct inzicht in wie wat moet doen en vóór wanneer

Afgeronde taken worden automatisch gearchiveerd. Zo blijft je focus altijd liggen op wat nog aandacht nodig heeft.

Waar vind je Taken?

Taken zijn op drie plekken beschikbaar:

1. Takenoverzicht
Via het belletje rechtsboven ga je naar ‘Taken’. Hier zie je in één oogopslag alle open en afgeronde taken, voor jezelf en voor anderen.

2. Bij een klant
Op klantniveau zie je direct welke taken openstaan of al zijn afgerond. Vanuit hier voeg je eenvoudig een nieuwe taak toe.

3. Bij een boeking
Ook op boekingsniveau zijn taken inzichtelijk, zodat je precies weet wat er nog moet gebeuren rondom een specifieke reservering.

‍Snel een taak toevoegen
Via ‘Nieuwe taak toevoegen’ maak je in een paar seconden een taak aan, inclusief deadline. Zo wordt opvolging concreet en overzichtelijk.

Nieuw: automatische opslag van offertes en boekingsbevestigingen

Sinds 25 november 2025 slaat Aqqo automatisch een kopie op van elke verzonden offerte en elke boekingsbevestiging. Deze documenten zijn direct terug te vinden in het tabblad Documenten bij de betreffende boeking.

Zo heb je altijd volledig inzicht in wat er is verstuurd — inclusief volgorde, versies en exacte inhoud.

‍Waar vind je de documenten?

• Open de boeking
• Ga naar het tabblad Documenten
• Hier zie je alle verzonden offertes en bevestigingen, gesorteerd op datum en tijd (meest recent bovenaan)

Belangrijk om te weten

• De automatische opslag geldt vanaf 25 november 2025
• Documenten die vóór deze datum zijn verzonden, worden niet met terugwerkende kracht opgeslagen‍

Verstuur je offertes handmatig?
Download je een offerte en verstuur je deze buiten Aqqo om? Markeer de offerte dan via:
Versturen → Offerte markeren als handmatig verzonden

‍Aqqo zorgt dan automatisch voor:

• correcte verzendlogging in het tabblad Geschiedenis
• opslag van de offerte-PDF in het tabblad Documenten

‍De voordelen op een rij‍

• Volledige historie
  • Je ziet precies welke offertes en bevestigingen zijn verstuurd — inclusief varianten en wijzigingen.
• Betere controle bij wijzigingen
  • Alle versies blijven bewaard; niets wordt overschreven.
• Betrouwbare bewijsvoering
  • Handig bij vragen of discussies achteraf: alles is aantoonbaar beschikbaar in de boeking.

Meer overzicht, minder ruis

Met Takenbeheer en automatische documentopslag zetten we opnieuw stappen richting een backoffice die meewerkt in plaats van afleidt. Minder losse lijstjes, minder zoeken en meer grip op wat er speelt — voor jou en je team.

Contact

Heb je vragen over deze wijziging of over Aqqo in het algemeen? Neem gerust contact met ons op via ons contactformulier.