Event Management Software
Beheer je locatie van eerste aanvraag tot eindfactuur in één platform. Minder administratie, meer tijd om een uitzonderlijke gastervaring te leveren.
Zet de volgende stap in professioneel eventmanagement
Zeg vaarwel tegen spreadsheets, eindeloze e-mailketens en versnipperde tools. Aqqo centraliseert al je evenementprocessen op één plek. Of je nu een eventlocatie, hotel, congrescentrum of vergaderruimte beheert, je kunt elk evenement plannen en beheren vanuit dezelfde werkomgeving.
Klanten dienen hun aanvragen in via je online boekingsportaal en geven hun wensen aan, van AV tot catering. Aqqo koppelt automatisch aanvragen, zalen, function sheets en communicatie, zodat jij de volledige controle houdt van aanvraag tot factuur.
Belangrijkste functies voor eventprofessionals
Branded online aanvragen
Integreer eenvoudig de online aanvraagmodule op je website en laat klanten 24/7 aanvragen indienen. Zij kunnen zelfs de meest complexe aanvragen samenstellen, terwijl jij realtime beschikbaarheid van ruimtes en materialen ziet om dubbele boekingen te voorkomen.
Function Sheets: altijd up-to-date
Maak duidelijke Function Sheets met agendapunten, tijden, ruimtes en catering- of AV-instructies. Ze worden automatisch gegenereerd vanuit elke boeking en blijven actueel, zelfs bij last-minute wijzigingen.
Multi-day Function Sheets
Plan meerdaagse events en koppel automatisch de juiste ruimtes, producten en hotel- of gastenkamers aan elke dag en elk tijdslot. Ideaal voor dynamische programma’s en wisselende opstellingen in hotels en congrescentra.
Run Sheets
Geef keukenpersoneel, facilitaire teams, opbouwploegen en runners gerichte run sheets met activiteiten, tijden, ruimtes en instructies. Ze worden rechtstreeks uit de Function Sheets gegenereerd en zijn altijd actueel, rol-specifiek en zowel print- als tabletvriendelijk. Ideaal voor zowel één- als meerdaagse events.
Kortingen
Pas kortingen toe op één regel, geselecteerde regels of op de volledige boeking. Ontvang live berekeningen en meldingen wanneer er al een korting bestaat. Btw en totalen worden automatisch herberekend en kortingen verschijnen direct in offertes, facturen en Function Sheets. Met rolgebaseerde rechten bepaal je wie kortingen mag toekennen.
Offertes en facturen in huisstijl met één klik
Genereer offertes en facturen in jouw branding met één klik. Alle details uit de boeking, Function Sheets en extra’s lopen automatisch mee. Juiste tarieven en btw voorkomen fouten.
Alles gecentraliseerd, geen dubbel werk
Eén intuïtieve werkomgeving voor boekingen, ruimtes, materialen en statusupdates. Het resultaat: sneller plannen, minder wisselen tussen tools en meer overzicht.
Automatische e-mails en bevestigingen
Verzend e-mails in jouw huisstijl voor boekingsaanvragen, wijzigingen en bevestigingen. Plaats boekingen in optie en laat deze per e-mail goedkeuren voordat ze definitief worden.
Realtime inzicht in bezetting en omzet
Analyseer bezetting en omzet per event, ruimte of segment. KPI’s en rapportages ondersteunen datagedreven beslissingen en verhogen het rendement.
Of je nu een meeting organiseert, een meerdaagse conference plant of een grootschalig event host, Aqqo schaalt moeiteloos mee en houdt alles overzichtelijk.
Aqqo schaalt moeiteloos mee en houdt alles beheersbaar, of je nu een kleine vergadering organiseert, een meerdaags congres plant of een grootschalig evenement host.
Één centrale plek
Voor reserveringen en planning.
Betere samenwerking
Teams op één lijn dankzij gedeelde agenda's en data.
Naadloze integratie met je systemen
Kassasysteem, reserveringen en boekhouding werken samen in één platform.
Realtime inzichten
In omzet, bezetting en financiële resultaten.
Professionele communicatie
Offertes, facturen en documenten in eigen huisstijl.
