Event Management Software
Beheer je eventlocatie van aanvraag tot factuur in één centraal systeem. Minder administratie, meer tijd voor de ultieme gastbeleving.
Zet de volgende stap in professioneel Event Management
Weg met losse Excel-bestanden, e-mails en versnipperde tools: Aqqo centraliseert je eventmanagement op één plek. Of het nu gaat om een eventlocatie, hotel, congrescentrum of vergaderruimte, je plant en beheert elk type event vanuit dezelfde omgeving.
Klanten dienen aanvragen in via het online boekingsportaal en geven hun specifieke wensen eenvoudig door, van audiovisuele apparatuur tot catering. Aqqo koppelt automatisch aanvragen, ruimtes, dagprogramma’s, draaiboeken en communicatie, zodat je van aanvraag tot factuur grip houdt op elke stap.
Key features voor eventprofessionals
Online aanvragen in jouw
huisstijl
Integreer de online aanvraagmodule op je website, volledig in jouw merk. Klanten kunnen 24/7 aanvragen indienen en zelfs de meest complexe verzoeken op maat samenstellen; jij ziet realtime beschikbaarheid van zalen en materialen en voorkomt dubbele boekingen.
Dagprogramma’s: altijd
up-to-date
Stel dagprogramma’s samen met onderdelen, tijden, ruimtes en catering- en techniekinstructies. Automatisch gegenereerd vanuit de boeking en altijd actueel, óók bij last-minute wijzigingen.
Meerdaagse programma’s
Plan meerdaagse events en koppel per dag automatisch, op het juiste moment, zalen, producten en hotelkamers. Perfect voor dynamische programma’s en variërende opstellingen in hotels en conferentiecentra.
Draaiboeken
Genereer draaiboeken met duidelijk overzicht van activiteiten, tijden, ruimtes en instructies voor keuken, facilitair, op- en afbouw en runners. Altijd actueel (ook bij last-minute wijzigingen), rolspecifiek en print- en tabletvriendelijk, en naadloos inzetbaar voor één- en meerdaagse events.
Kortingen
Pas eenvoudig kortingen toe per regel, meerdere regels of de volledige boeking, met live berekening en een melding bij reeds toegepaste kortingen. Btw en totalen worden automatisch herberekend en kortingen staan direct in offertes, facturen en dagprogramma’s. Met rechtenbeheer bepaal je zelf wie kortingen mag toekennen.
Automatische offertes in jouw huisstijl
Genereer offertes en facturen met één klik, volledig in je eigen huisstijl. Alle boekingsgegevens, dagprogramma’s en extra’s worden automatisch meegenomen; correcte tarieven en btw verkleinen de kans op fouten.
Alles centraal, nul dubbelwerk
Eén intuïtieve omgeving voor boekingen, zalen, materialen en statussen. Resultaat: sneller plannen, minder schakelen, meer overzicht.
Automatische mails en bevestigingen
Verstuur automatisch e-mails bij aanvragen, wijzigingen en bevestigingen in jouw huisstijl. Zet eenvoudig een boeking in optie en laat die per via e-mail goedkeuren vóór je definitief boekt.
Realtime inzicht in bezetting en inkomsten
Analyseer bezetting en omzet per event, ruimte of klantgroep. KPI’s en rapportages ondersteunen datagedreven keuzes en hogere opbrengsten.
Voor wie is Event Management geschikt?
Of je nu een vergadering organiseert, een meerdaags congres plant of een grootschalig evenement host: Aqqo schaalt moeiteloos mee en houdt alles beheersbaar.
Eventlocaties
met een vol programma, parallelle sessies en arrangementen.
Hotels
inclusief meerdaagse programma’s, zaal- en kamerplanning.
Vergader en conferentielocaties
voor zakelijke bijeenkomsten, congressen of trainingen.
Zet de volgende stap in professioneel Event Management
De voordelen in één oogopslag.
Eén centrale
plek
voor aanvragen, planning en facturatie
Professionele
offertes en facturen
in je eigen huisstijl
Dagprogramma’s en draaiboeken
per event met overzicht van onderdelen, tijden en ruimtes
Minder handmatig
werk
minder fouten dankzij automatisering
Volledig overzicht
van bezetting, resources en inkomsten
Combineer met andere Aqqo-modules
Ondanks de snelle groei blijft Aqqo gegrond en hecht hij waarde aan persoonlijk contact, flexibiliteit en oplossingsgerichte benaderingen. Hun openheid voor feedback past in de 'best of breed'-strategie van Accres.
Door voortdurende verbetering van de software en een uitstekende ondersteuningsafdeling vertrouwen we al jaren op Aqqo, en zij hebben een rol gespeeld bij het faciliteren van onze groei!
