Zelf aan de knoppen met Modules in Aqqo

De afgelopen periode heeft ons team gewerkt aan een flinke upgrade van het printblad voor boekingen – en die is nu officieel live. Het vernieuwde printblad werkt voortaan als een draaiboek: producten worden overzichtelijk weergegeven per regel van het dagprogramma, zodat je in één oogopslag ziet welk product op welk moment verwacht wordt. Daarnaast is er een aparte sectie toegevoegd voor producten die gelden voor de gehele boeking, los van specifieke momenten.

Voordeel:
Dit nieuwe draaiboek geeft in één oogopslag inzicht in het verloop van de dag. Dat maakt de voorbereiding, planning en uitvoering op locatie een stuk efficiënter.

Vernieuwingen in het draaiboek

Een belangrijk onderdeel van deze vernieuwing is dat het nu mogelijk is voor beheerders om zelf te kiezen of ze het draaiboek met of zonder financiële informatie willen uitdraaien. Wanneer je er voor kiest om de financiële informatie wel mee te nemen, dan zal het draaiboek alle bijbehorende bedragen van de boeking bevatten, anders niet.

Belangrijke vernieuwingen:

• Nieuwe layout gebaseerd op feedback van gebruikers.
• Dynamische velden afhankelijk van configuraties en subboekingen:
  • Vrije velden (free fields) worden weergegeven.
  • E-mailadres en telefoonnummer van de boeker toegevoegd.
  • Interne en externe memo’s zichtbaar op het draaiboek.
  • Zaalopstelling en aantal deelnemers toegevoegd.
• Ondersteuning voor producten en dagprogramma’s:
  • Producten kunnen ook buiten dagprogramma’s getoond worden.
  • Dagprogrammaregels tonen producten met aantallen, omschrijving, stuksprijs en totaalbedrag.
• Financiële informatie:
  • Totale boekingsbedragen worden getoond, zowel exclusief als inclusief btw.
• Nieuwe velden ‘Geboekt door’ en ‘Betaalmethode’ toegevoegd.

Printopties uitgebreid

Het draaiboek is nu op meerdere plekken binnen Aqqo te genereren, met flexibele weergaveopties.

Vanuit een boeking:

• Open de boeking in Aqqo via de 'Alle boekingen' of 'Recente boekingen' pagina.
• Klik op ‘Print boeking’.
• Kies of je het draaiboek met of zonder financiële info wilt tonen.
• Het draaiboek wordt opgesteld.

Vanaf het dashboard:

• Ga naar het dashboard.
• Selecteer een specifieke dag of week.
• Klik op het printer icoontje.
• Kies hier voor een van de volgende opties:
  • Print dagplanning
  • Print weekplanning
  • Print maandplanning
  • Draaiboek per boeking (dag)
  • Draaiboek per boeking (week)
  • Print overzicht
• Het draaiboek wordt opgesteld.

Deze opties maken het eenvoudiger om je werkdag of evenementweek goed voor te bereiden, met het draaiboek als centraal overzicht.

Documenten toevoegen aan gebruikers

Het is nu mogelijk om documenten te koppelen aan gebruikers.

Wat kun je hiermee?

• Voeg eenvoudig contracten, voorwaarden of andere documenten toe aan een gebruiker.
• Documenten blijven bewaard bij de gebruiker en zijn opnieuw te gebruiken bij volgende boekingen.
• Direct in te stellen via de gebruikers pagina.

Goed nieuws! Binnen Aqqo is het nu mogelijk om met slechts één klik producten en dagprogramma's in te stellen en door te voeren voor een hele reeks boekingen. Back-office gebruikers kunnen hiermee eenvoudig en efficiënt aanpassingen doorvoeren, zonder elke boeking afzonderlijk te hoeven bewerken.

Producten kopiëren voor een reeks boekingen

1. Ga in het menu naar Boekingen > Alle boekingen of Boekingen > Recente boekingen.
2. Op deze pagina zie je een overzicht van alle aangemaakte of recente boekingen.
3. Selecteer de reeks boekingen die je wilt aanpassen door op het icoon te klikken.
4. Er opent een nieuwe pagina met alle details over de gekozen boekingsreeks.
5. Scroll naar beneden om alle individuele boekingen binnen de reeks te zien.
6. Klik op Producten op de eerste boeking in de reeks vanaf waar je de wijziging wil doorvoeren.
7. In het nieuwe venster voer je de gewenste wijzigingen door en kies je of je:
   • Alleen de producten voor deze specifieke boeking wilt wijzigen.
   • Of alle producten voor toekomstige herhalingen van "Verhuurobject X" op [dag] van [tijd] tot [tijd] wilt aanpassen.
8. Klik op Opslaan rechtsonder in het venster om de wijzigingen door te voeren.

Na het doorlopen van deze stappen zijn de producten succesvol aangepast voor de hele boekingsreeks. Let op: alle bestaande producten voor een reeks die gewijzigd worden zullen na het opslaan verwijderd zijn.

Dagprogramma's kopiëren voor een reeks boekingen

Maak je gebruik van dagprogramma's? Dan heb je nu ook de mogelijkheid om een dagprogramma naar toekomstige herhalingen binnen een reeks te kopiëren.

1. Ga in het menu naar Boekingen > Alle boekingen of Boekingen > Recente boekingen.
2. Op deze pagina zie je een overzicht van alle aangemaakte of recente boekingen.
3. Selecteer de reeks boekingen die je wilt aanpassen door op het icoon te klikken.
4. Er opent een nieuwe pagina met alle details over de gekozen boekingsreeks.
5. Scroll naar beneden om alle individuele boekingen binnen de reeks te zien.
6. Klik op Programma op de eerste boeking in de reeks vanaf waar je de wijziging wil doorvoeren.
7. In het nieuwe venster voer je de gewenste wijzigingen door en kies je of je:
   • Alleen het dagprogramma voor deze specifieke boeking wilt wijzigen.
   • Of alle dagprogramma's voor toekomstige herhalingen van "Verhuurobject X" op [dag] van [tijd] tot [tijd] wilt aanpassen.
8. Klik op Opslaan rechtsonder in het venster om de wijzigingen door te voeren.

Na het doorlopen van deze stappen zijn de dagprogramma's succesvol aangepast voor de hele boekingsreeks. Let op: alle bestaande dagprogramma's voor een reeks die gewijzigd worden zullen na het opslaan verwijderd zijn.